すぐに使えるExcelテク

Excel の並べ替えが分かれば、「仕訳」は簡単

Excelの機能の中でも、多くの人が使う「並べ替え」(ソート)。大きい数字から小...

Excelの機能の中でも、多くの人が使う「並べ替え」(ソート)。大きい数字から小さい数字へ(あるいは逆)並べ替えたり、アルファベット順に並べ替えたり、という操作はExcelの基本です。

しかし実は、Excelの並べ替えはかなりいろいろなことができます。普段Excelのデータを使って仕事をしている人は、上手に使いこなせば、作業時間を大幅に短縮できます。また、並べ替えを応用すれば仕訳も簡単。ここでは簡単にマネできるExcelのさまざまな並べ替えのしかたと、Excelで簡単な仕訳帳をつくる方法を説明します。練習用のExcelファイルをダウンロードして、書いてある通りにまねしてみてください。→ 練習用ファイルをダウンロード

「並べ替え」操作の手順

操作はとっても簡単です。

1. 仕分けしたい列のどこかを右クリックする
2. 並べ替えにマウスを合わせる
3. 昇順か降順をクリックする

以下、実際に並べ替えをしてみましょう。

実際に操作してみよう

まずは数字の並べ替えです。次の表で、「お買い上げ金額」が少ない順に並べ替えるには、どうしたらいいでしょうか?

「お買い上げ金額」の列のどこかで右クリックし、[並べ替え]の中の[昇順]をクリックします。

すると、「お買い上げ金額」が低い順に並びました。

昇順と降順

数字を並べ替える時は、小さい順に並べるのか大きい順に並べるか、つまり「昇順」と「降順」を意識しましょう。階段を上るように1段2段3段と増えていくのが"登る順番”つまり「昇順」です。逆に階段を10段9段8段と降りるように高い順に並ぶのが"降りる順番"つまり「降順」となります。

数字ではないもので並べ替えてみよう

B 列には商品名が入っています。これで、お買い上げ金額のときと同様に昇順で並べ替えをしてみましょう。

ごらんの通り、「商品名」は数値ではありませんが、順番に並べ替えをすることができます。数値ではないものでも、小さい順に並べられます。アルファベットなら ABC順、ひらがなならあいうえお順、漢字なら読み仮名順になります。

しかしここで注目してほしいのは、並ぶ順番よりも、"一つのものが一カ所にまとまっている”という点です。先ほどのように商品がバラバラに並んでいると、どの商品が何個売れたかパッと見ただけで判断するのは難しいですが、一つの商品が一カ所にまとまることで、A-01が3個、A-02 が6個、A-03 が6個と一目でわかるようになりました。

もう一つ注目してほしいのは、一カ所にまとまったそれぞれの商品ごとに、「お買い上げ金額」が低い順に並んでいる点です。最初に「お買い上げ金額」の[昇順]で並び替えをし、その次に商品名で並べ替えたことによって、金額の昇順をキープしたまま、商品ごとに並んだために、こうなっています。このように並んでいれば、それぞれの商品の販売額の最低価格も、一目でわかります。A-01が1064円、A-02が1030円、A-03が1162円です。

「並べ替え」は順番に並べ替えるだけではない

ここまで見てきたことをまとめてみましょう。並べ替え機能は、数字やアルファベットを順番に並べ替えるだけの機能だと思いがちですが、実は、並べ替え機能を使えば、簡単に「仕訳」をすることができます。

一つのものが一つの場所に集まっていることで、その内容を簡単に把握できるようになるためです。例えば、(1)売上一覧表を日付順に並べ替え、さらに(2)取引会社名で並べ替えるだけで、「今月分の〇〇会社の売上を取り出す」ことができます。その範囲をコピーして、請求書を作成する、といったことも簡単にできます。

それでは、最後に練習です。実践ファイルのシート「練習」で、「11月」の「株式会社〇〇」の売上データをコピーして、シート「請求書」のセルA5からの範囲に貼り付けてみましょう。→ 練習用ファイルをダウンロード

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